Alles über die Kleinunternehmerregelung 2023: Änderungen, Grenzen und Beispiele

Laut § 19 UStG können die Kleinunternehmer Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellen. Dabei erhalten sie keine Vorsteuer-Erstattung. Unter Vorsteuer versteht man Mehrwertsteuer, die der Unternehmer beim Einkauf für Zwecke seines eigenen Unternehmens bezahlt.

Zu Kleinunternehmern gehören Unternehmer mit folgenden Kriterien: 

1. Ihre Umsätze überstiegen im vorigen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht

2. Werden im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro betragen.

Grundlagen der Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung stellt eine Ausnahmeregelung der Umsatzsteuer dar. Hauptziel dieser Regelung ist die Vereinfachung der Verwaltung für Unternehmen mit geringen Umsätzen. Denn dabei werden vor allem bürokratische Aufwände minimiert. Dank dieser Regelung kann sich der Unternehmer auf die Entwicklung seines Geschäftes konzentrieren. 

Unterschiede zwischen Kleinunternehmerregelung und Kleingewerberegelung

Oft stellt man die Kleinunternehmerregelung der Kleingewerberegelung gegenüber. Um diese Begriffe zu vergleichen, muss man Nuancen der Bedeutung eines Kleinunternehmers und eines Kleingewerbes erklären.

Es handelt sich dabei eigentlich nicht um Gegensätze, sondern um verschiedene Aspekte. Für ein Kleingewerbe ist das Vorhandensein der Kauffrau/des Kaufmanns maßgebend. Bei Kleinunternehmen ist die Rede vor allem um die Besteuerung und Anwendung/Nichtanwendung der Umsatzsteuerregelung. Weitere Unterschiede sind in der Tabelle angeführt:

Voraussetzungen für Kleinunternehmer

Die Einhaltung der Höhe von Umsatzgrößen sind Voraussetzungen für ein Kleinunternehmen, das die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchte. Beide Umsatzbeträge müssen innerhalb angegebener Grenzen liegen. Es geht dabei nicht um die Gewinne des Unternehmens, sondern um seine Umsätze. Die Umsätze liegen immer über dem Gewinn nach Abzug der Ausgaben.

Wenn es sich um ein neu gegründetes Gewerbe oder eine neue selbständige Tätigkeit handelt, wird der Jahresumsatz für das erste Jahr geschätzt. 

Kleingewerbe: Umsatz, Umsatzgrenzen und Freibeträge

Bei Beschreibung der Merkmale und Anforderungen der Kleinunternehmerregelung sind Begriffe “Umsatzgrenze” und “Freibetrag” von großer Bedeutung.

Höhe der Umsatzgrenzen und Ermittlung des Gesamtumsatzes 

Wenn der Kleinunternehmer das Finanzamt über den Gebrauch der Sonderregelung informiert hat, muss er die Umsatzgrenzen einhalten (22.000 Euro im vorangehenden Jahr und maximal 50.000 Jahr voraussichtlich im kommenden Jahr). Der Gesamtumsatz wird nach dem Schema laut § 19 Abs. 3 UStG ermittelt. 

Bei der Berechnung des Gesamtumsatzes des Kleinunternehmers werden gemäß § 4 Nr. 8 UStG viele Positionen abgezogen. Darunter sind 

• gewährte und vermittelte Kredite, 

• Umsätze in Verbindung mit Forderungen, Schecks und anderen Handelspapieren und deren Vermittlung, 

• Umsätze und deren Vermittlung bezüglich der Einlagen, des Zahlungs- und Überweisungsverkehrs sowie der Umsätze und deren Vermittlung bezüglich Wertpapieren.

Steuern und Freibetrag für Kleinunternehmer

Die Kleinunternehmerregelung beeinflusst die Kalkulation der Gewinnermittlung und andere Steuerarten nicht. Die Kleinunternehmer unterliegen grundsätzlich derselben Steuerpflicht wie andere Unternehmer und Freiberufliche (mit Ausnahme von der Umsatzsteuer). In Bezug auf die Gewerbesteuer gibt es aber einige Nuancen.

• Einkommensteuer: Der Gewinn von Kleinunternehmern wird natürlich besteuert. Der Gewinn wird nach der allgemeinen Formel “Einnahmen – Ausgaben” berechnet. Der Freibetrag für Einkommensteuer wird jedes Jahr bestimmt. Im Jahr 2023 beträgt er 10.908 Euro für Alleinstehende und 21.816 Euro für Menschen in eingetragener Lebenspartnerschaft.

• Gewerbesteuer: Der Gewerbesteuerfreibetrag ist die nicht besteuerte Summe des Gewinns. Der Freibetrag kann jedes Jahr erneuert werden. Im Jahr 2023 wurde er nicht angehoben. Seine Höhe beläuft sich auf 24.500 Euro wie im vorigen Jahr. Die Umsätze von den der Kleinunternehmerregelung unterliegenden Unternehmen sind mit einer Summe von 22.000 Euro begrenzt. Dadurch bezahlen sie keine Gewerbesteuer.

• Umsatzsteuer: Die Kleinunternehmer haben keine Pflicht laut der Kleinunternehmerregelung, dem Finanzamt Umsatzsteuer-Voranmeldungen vorzulegen. Sie erstellen eine vereinfachte Umsatzsteuererklärung. Dabei bezahlen sie keine Umsatzsteuer.

Besonderheiten bei der Besteuerung der Kleinunternehmen

Es gibt Sonderfälle, in denen die Besteuerung der Kleinunternehmen einige Besonderheiten aufweist. Unten finden Sie einige Beispiele mit Erklärungen. 

Berechnung der Umsatzgrenze im Gründungsjahr

Oft beginnt das Unternehmen seine Geschäftstätigkeit nicht am Anfang des Jahres. In diesem Fall muss man den geplanten Umsatz für das Gründungsjahr umrechnen. 

Wenn die Tätigkeit zum Beispiel am 10. April startet, dann werden neun Monate in Betracht gezogen. Die Umsatzgrenze wird nach der folgenden Formel berechnet: 9/12 von 22.000 Euro und betrug 16.500 Euro.

Falls das Unternehmen von April bis Ende Dezember mehr als 16.500 Euro umsetzt, unterliegt es nicht mehr der Kleinunternehmerregelung. 

Besteuerung im Falle mit einigen Unternehmen und Tätigkeiten

Der erste Bestandteil des Begriffes “Kleinunternehmer-Regelung” heißt “Unternehmer”. Damit wird hervorgehoben, dass sich die Befreiung von der Umsatzsteuer auf die bestimmte Person des Unternehmers bezieht. Er kann freiberuflich tätig sein oder ein Unternehmen gründen. 

Man darf die Kleinunternehmerregelung nicht in Bezug auf mehrere Unternehmen gleichzeitig in Anspruch nehmen. Auch wenn der Umsatz jedes Unternehmens 22.000 Euro nicht übersteigt. Zum Beispiel besitzt ein Unternehmer zwei Gewerbebetriebe. Darüber hinaus hat er selbstständige Tätigkeit aufgenommen. Für Besteuerungszwecke werden in diesem Kleinunternehmer Beispiel alle umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen summiert.

Beispiele der umsatzsteuerfreien Einnahmen

In der Gesetzgebung sind bestimmte Kategorien der Waren und Dienstleistungen festgelegt, die umsatzsteuerfrei sind. Einnahmen für ihren Verkauf werden bei der Berechnung der Umsatzgrentze eines Kleinunternehmers nicht berücksichtigt. Diese Waren und Leistungen sind in § 4 UStG angeführt. Unter anderem gehören dazu:

• Behandlungen durch den Arzt

• Verkauf von menschlichen Organen,

• Vermietung/Verpachtung von Grundstücken,

• Leistungen von Versicherungsagenten und -maklern,

• Leistungen im Bereich der Allgemeinbildung und beruflichen Bildung.

Die Kleinunternehmer-Regelung 2023

Im Jahr 2020 wurden wesentliche Änderungen der Kleinunternehmerregelung eingeführt. Damals wurde die Grenze des Umsatzes für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung angehoben. Bis 2020 betrug sie 17.500 Euro. Bereits seit 3 Jahren, seit 2020 gilt die Umsatzgrenze von 22.000 Euro. 

Im Vergleich mit dem Jahr 2022 gibt es in diesem Jahr keine Unterschiede in Bezug auf Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung. 

Jeder diese Regelung anwendende Kleinunternehmer muss auch in diesem Jahr überprüfen, ob er dieser Norm unterliegt. Dazu darf der Kleingewerbeumsatz im Jahr 2022 nicht mehr als 22.000 Euro betragen. Die zukünftigen Jahresumsätze dürfen 50.000 Euro nicht übersteigen. Bei Überschreitung einer der genannten Grenzen wird der Unternehmer automatisch umsatzsteuerpflichtig. 

Die im Jahr 2020 eingeführte Erhöhung der Kleinunternehmergrenze wirkt sich positiv auf Kleinunternehmen aus. Sie haben nun mehr Möglichkeiten, die Vorteile der Kleinunternehmerregelung zu nutzen und ihre Verwaltungsaufwände zu minimieren. Dies ist für neu gegründete Kleinunternehmen besonders wichtig.

Die Einführung und Deregulierung von Kleinunternehmen

Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung erfolgt auf freiwilliger Basis unter Bedingung der Einhaltung der gesetzlichen Voraussetzungen.

Wie und wann Sie eine Regelung für Kleinunternehmen beantragen können

Um das Finanzamt über den Gebrauch dieser Sonderregelung zu informieren, füllt man das entsprechende Formular aus. Es heißt “Fragebogen zur steuerlichen Erfassung”. Dieser Fragebogen ist auf dem Managementsystem mit Formularen der Bundesfinanzverwaltung zum Download verfügbar. In der Rubrik Ausfüllhilfe gibt es nützliche Informationen zur richtigen Ausfüllung der Form.

Auf die Kleinunternehmerregelung beziehen sich Ausfüllfelder 131, 133 und 134.

Die Entscheidung über den Verzicht auf die Sonderregelung kann einmal in 5 Jahren umgesetzt werden. Damit verhindert man den Gebrauch der Vorsteuererstattungen durch Kleinunternehmer im ersten Tätigkeitsjahr.

Wie man ein Kleinunternehmen dereguliert

Es kann geschehen, dass der Jahresumsatz trotz der Einschätzungen des Unternehmers die Kleinunternehmer-Umsatzgrenze im ersten Jahr übersteigt. Für ihn wird das keine negativen Folgen haben. Bei der Schätzung werden nur aktuell bekannte umsatzsteuerpflichtige Waren und Dienstleistungen in Betracht gezogen.

In diesem Fall gilt die Kleinunternehmerregelung bis Ende des ersten Jahres. Im Folgejahr wird für den Kleinunternehmer die Regelbesteuerung angewendet. Dies erfolgt automatisch und hängt nicht von den Einschätzungen für das zweite Jahr ab.

Wenn die steuerpflichtigen Jahresumsätze im ersten Jahr weniger als 22.000 Euro und der zukünftige voraussichtliche Jahresumsatz die Summe von 50.000 Euro nicht überschreitet, bleibt die Kleinunternehmerregelung in Kraft.

Bei Erfüllung beider Bedingungen erhält das Unternehmen den Kleinunternehmerstatus. Die Regelbesteuerung tritt bei der Überschreitung der Umsatzgrenze in Kraft.

Rückkehr zur Kleinunternehmerregelung 

Man kann auch wieder zur Kleinunternehmerregelung wechseln. Dafür müssen die beiden Bedingungen für die Größe der Jahresumsätze erfüllt werden. Das bedeutet, dass sich diese Sonderregelung nicht nur auf die neu gegründeten Unternehmen bezieht. Ein Unternehmer kann nicht beliebig oft wechseln. Hat man einmal auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, muss man fünf Jahre warten, bevor man wieder wechseln kann.

Dabei muss man Folgendes beachten:

• Der Wechsel muss am Ende des Finanzjahres erfolgen.

• Nach der Entscheidung über den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung muss man fünf Jahre bis zur Rückkehr warten. Diese Wartezeit hängt von den Jahresumsätzen ab.

• Der Unternehmer muss das Finanzamt über den Wechsel zur Kleinunternehmerregelung informieren. Dies wird in freier schriftlicher Form ausgeführt.

So sieht eine Rechnung für ein kleines Unternehmen aus

Korrekte Kleinunternehmer-Rechnungen sind sehr wichtig. Sie beeinflussen das Image des Unternehmers und spielen eine große Rolle in der Kommunikation mit den Kunden.

Trotz der Befreiung der Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer gelten die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes auch in diesem Fall. Das Gesetz legt Pflichtbestandteile von Rechnungen fest. Sie werden in § 14 UStG aufgeführt. Die Rechnung muss innerhalb von 6 Monaten nach der Erbringung der Leistung ausgestellt werden. 

Beim Ausstellen einer Rechnung weist der Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen muss der Grund der fehlenden Umsatzsteuer-Information in der Rechnung erklärt werden. 

Hier können Sie mehr über Rechnungen für Kleinunternehmer erfahren.

Vor- und Nachteile der Regelungen

Der Bekanntheitsgrad dieser Regelung ist sehr hoch. Laut Umfragen hat der überwiegende Anteil der Kleinunternehmer von dieser Regelung Gebrauch gemacht. 

Die Unternehmer haben folgende Top 3 Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung in Umfragen genannt:

Die Popularität der Regelung beweist die Wichtigkeit ihrer Vorteile für Unternehmer.

Der wichtigste Vorteil ist die vereinfachte Verwaltung. Bei der Kleinunternehmerregelung verzichtet man auf Umsatzsteueranmeldungen. Die Steuererklärung ist einfach zu erstellen.

Die Kleinunternehmer können ihren Privatkunden günstigere Preise anbieten. Sie sind etwa um 16% niedriger als bei ihren umsatzpflichtigen Wettbewerbern. 

Als Nachteil kann man die Tatsache betrachten, dass bei positiver Entwicklung ein Übergang zur Regelbesteuerung unerlässlich ist. Privatkunden werden in diesem Fall die Preiserhöhung bestimmt merken und negativ bewerten. 

Die Geschäftstätigkeit ohne Vorsteuerabzugsberechtigung kann besonders am Anfang schwierig sein. Der Kleinunternehmer braucht deswegen höhere Anfangsinvestitionen. Kleinunternehmer sind ebenfalls nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Wann eine Regulierung von Kleinunternehmen sinnvoll ist und wann nicht

Unter bestimmten Umständen ist die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung sinnvoll und profitabel. Aber in anderen Situationen kann sie die Entwicklung des Unternehmens stören und unnötig sein.

Vollerwerbsgründer wählen oft von Anfang an die Regelbesteuerung. Sie widmen dem neuen Unternehmen den ganzen Arbeitstag und erweitern es intensiv. In der Regel steigen ihre Jahreseinnahmen sowie Umsätze schnell und überschreiten dann die Grenze von 22.000 Euro.

Nebenberufliche Gewerbetreibende und Selbstständige können auch nicht in allen Fällen die Vorteile der Kleinunternehmerregelung genießen. Das gilt vor allem, wenn sie im B2B-Bereich tätig sind. Ihre Preise sind dann für Geschäftspartner nicht so attraktiv, sie können keinen Vorsteuerabzug aus Investitionen beantragen. Mit diesem Hintergrund ist die Einsparung der Verwaltungsaufwände nicht so entscheidend.

Die Kleinunternehmerregelung ist bei der Zusammenarbeit mit Privatkunden sinnvoll. Wenn dabei keine großen Investitionen zu erwarten sind und der Jahresumsatz langsam wächst, passt diese Norm ausgezeichnet an.

Fazit und Ausblick

Die Kleinunternehmerregelung bietet den Unternehmern, besonders Neugründern, mit geringen Umsätzen eine gute Unterstützung in Form der vereinfachten Verwaltung. Diese Sonderregelung ist sehr populär und wird von den meisten Kleinunternehmen in Anspruch genommen. Sie können ihre Vor- und Nachteile in Bezug auf ihre eigene Tätigkeit bewerten und die entsprechende Entscheidung bezüglich ihrer Anwendung treffen. 

Zweifellos wird diese Norm in der deutschen Wirtschaft weiterhin gefragt sein. Bereits im Jahr 2018 wurde das Szenario mit der 30.000 Euro-Umsatzgrenze vom Bundeskanzleramt (BKAmt) in Zusammenarbeit mit dem Statistischen Bundesamt (StBA) analysiert. Es wurde als mögliche Variante betrachtet.

Die Regierung wird höchstwahrscheinlich die Umsatzgrenze im nächsten Jahrzehnt anheben. Auch sie kann staatliche Unterstützungsmaßnahmen für kleine Unternehmen bereitstellen.

FAQ

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Dies ist eine Sonderregelung, die sich auf Kleinunternehmen mit geringen Umsätzen bezieht. Die Höhe des Umsatzes muss im vergangenen Jahr weniger als 22.000 Euro betragen und darf im aktuellen Jahr laut den Prognosen 50.000 Euro nicht übersteigen. Nur in diesen Fällen werden die Unternehmen gemäß der Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuer befreit.

Wann kann die Kleinunternehmerregelung eingesetzt werden?

Die Kleinunternehmerregelung ist keine Pflicht, sondern eine freiwillige Wahl des Unternehmers. Unter bestimmten Umständen kann es für ein Unternehmen die Bezahlung der Umsatzsteuer vorteilhafter sein, als die Befreiung davon. Dann kann das Unternehmen einen Teil der Umsatzsteuer als Vorsteuerabzug für seine Tätigkeit zurückerstattet bekommen. 

Wann fällt man aus der Kleinunternehmerregelung?

Den Kleinunternehmerstatus kann man erhalten, solange zwei Bedingungen erfüllt werden: Der Umsatz betrug im vorangegangenen Jahr weniger als 22.000 Euro

Der erwartete Umsatz im neuen Jahr liegt unter der Grenze von 50.000.

Ansonsten fällt das Unternehmen aus der Kleinunternehmerregelung und unterliegt automatisch der Regelbesteuerung.

Wann ist ein Wechsel zur Kleinunternehmerregelung möglich?

Sie stellen am Ende des Jahres fest, dass Ihre Umsätze nicht wachsen und die meisten Ihrer Kunden Privatpersonen sind. Dann ist es sinnvoll, zur Kleinunternehmerregelung zu wechseln. Man kann den Wechsel auch rückwirkend beim Finanzamt beantragen. Ab diesem Moment wird keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt. 

Was tun, wenn die Kleinunternehmerregelung überschritten wird?

Wenn das Unternehmen die Umsatzgrenze von 22.000 Euro schon im aktuellen Jahr überschreitet, muss man an das Optieren denken. Das bedeutet, dass dieses Unternehmen der Regelbesteuerung unterliegt. Die Optierung muss nicht sofort erfolgen, falls die Grenze von 50.000 Euro im laufenden Jahr noch nicht erreicht wurde. Das gilt, wenn sein Umsatz im vorangehenden Jahr weniger als 22.000 Euro betrug. Wenn die Umsatzgrenze doch überschritten wird, wechselt der Unternehmer automatisch zur Regelbesteuerung. 

Wie beantrage ich die Kleinunternehmerregelung?

Zur Anmeldung als Kleinunternehmer gibt es zwei Varianten. Erstens kann man aus Gründen des Unternehmens im Fragebogen des Finanzamtes die Kleinunternehmerregelung ankreuzen. Zweitens gibt es die Möglichkeit, in fünf Jahren nach der Gründung die Besteuerungsform zu ändern. Dafür schickt man ein formfreies Schreiben an das Finanzamt.

Wie lange gilt die Kleinunternehmerregelung?

Man kann die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, solange folgende Bedingungen erfüllt sind:

• Der Jahresumsatz im vorigen Jahr betrug höchstens 22.000

• Gemäß den Prognosen wird der Umsatz im laufenden Jahr die Summe von 50.000 Euro nicht überschreiten.

Wenn die Grenze überschritten wird, unterliegt das Unternehmen dem automatischen Wechsel zur Regelbesteuerung.

Wann macht die Kleinunternehmerregelung keinen Sinn?

Unter bestimmten Umständen kann die Kleinunternehmerregelung nicht mehr sinnvoll sein. Zu diesen Fällen gehören zum Beispiel geplante große Investitionen. Das gilt auch, wenn der Vorsteuerabzug den aktuellen Umsatzsteuerbetrag übersteigt. Man kann in einem solchen Fall zur Regelbesteuerung wechseln. Berücksichtigen Sie, dass man die Kleinunternehmerregelung erst 5 Jahre nach dem Wechsel beantragen kann.

Was zählt man zum Umsatz bei der Kleinunternehmerregelung?

Für Zwecke der Kleinunternehmerregelung wird der sogenannte Gesamtumsatz berechnet. Er darf die gesetzlich vorgeschriebene Summe nicht überschreiten. Der Gesamtumsatz umfasst bestimmte Umsatzarten. Die Berechnungsformel wird gemäß § 19 UStG angewendet. Bei der Berechnung des Umsatzes werden auch unentgeltliche Aufwände wie Nutzung eines Firmenfahrzeuges berücksichtigt. 

Welche Steuern werden bei der Kleinunternehmerregelung bezahlt?

Kleinunternehmer sind grundsätzlich gewerbesteuerpflichtig, aber es gibt einen Freibetrag von 24.500 Euro. Erst wenn der Gewerbeertrag diesen Betrag übersteigt, fällt Gewerbesteuer an.

Welche Steuererklärungen werden bei der Kleinunternehmerregelung eingereicht?

Bei der Kleinunternehmerregelung gilt die Umsatzsteuerbefreiung. Dementsprechend ist die Umsatzsteuervoranmeldung nicht notwendig. 

Als Steuererklärung muss der Kleinunternehmer die sogenannte Anlage EÜR dem Finanzamt vorlegen. Dies ist die Einnahmenüberschussrechnung. Die EÜR wird online übermittelt. 

Kann ich zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren?

Man kann das machen, wenn die gesetzlich festgelegten Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt sind. Der Jahresumsatz darf die vorgeschriebene Summe nicht überschreiten. Für den Wechsel wendet man sich an das Finanzamt. Es gibt kein festgelegtes Formular für diesen Fall. Das Finanzamt akzeptiert das Schreiben in freier Form. Der Wechsel kann nur innerhalb von 5 Jahren erfolgen.